เลือกซื้อตู้เอกสารอย่างไร ให้เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

กระบวนการจัดเก็บเอกสารถือได้ว่าเป็นกระบวนการที่สำคัญมาก โดยเฉพาะสำนักงานหรือออฟฟิศใดที่มีความจำเป็นที่จะต้องติดต่อประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆอยู่เสมอ แน่นอนว่ามักจะมีการทำหนังสือสัญญาต่างๆมากมายและมีเอกสารที่เข้ามาเกี่ยวข้องเยอะมากๆจนทำให้เราไม่สามารถที่จะบริหารจัดการเอกสารได้ง่ายๆ หากเราไม่มีตู้เอกสารที่ดีเตรียมเอาไว้ตั้งแต่แรก เราอาจจะต้องเก็บเอกสารกระจัดกระจายและใช้พื้นที่ในออฟฟิศค่อนข้างมากในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ดังนั้นทางแก้ปัญหาที่ดีก็คือการที่เราจะต้องเตรียมกระบวนการในการจัดเก็บเอกสารตั้งแต่ต้นให้ดี มีการแบ่งแยกเอกสารแต่ละชนิด ซึ่งไม่ทำให้เราเสียเวลาเมื่อต้องค้นหาเอกสารชนิดใดชนิดหนึ่ง เพราะเราจะสามารถค้นเจอเอกสารที่ต้องการเจอทันทีที่เราต้องการ

ตู้เอกสารเป็นอีกทางเลือกในการนำมาใช้จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ซึ่งหากเราอยากจะมีตู้เอกสารสักตู้มาใช้ในออฟฟิศหรือสำนักงานนั้น เราควรเลือกแบบที่มีการออกแบบให้มีช่องที่สามารถแยกเอกสารต่างๆได้อย่างหลากหลาย เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารหลากหลายประเภท เราสามารถคัดแยกเอกสารแต่ละชนิดได้อย่างลงตัว ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารนั้นมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะมีผลทำให้เราสามารถค้นหาเอกสารเจอได้ทันทีที่ต้องการ เพราะเมื่อต้องการเอกสารประเภทใด เราก็เปิดตู้เอกสารและนำเอกสารตามช่องที่มีการเก็บเอกสารประเภทนั้นแล้วหยิบเอกสารออกมาได้เลย ไม่เหมือนกับการเก็บเอกสารที่ไม่มีกระบวนการจัดเก็บที่ดีที่จะทำให้เราเสียเวลาไปกับการหาเอกสารเป็นระยะเวลานาน ทั้งยังมีผลทำให้เราเสียเวลาอีกด้วย เพราะแทนที่เราจะใช้เวลาดังกล่าวมาทำงานอย่างเต็มที่ แต่เรากลับนำเวลานั้นไปทิ้งกับการหาเอกสารต่างๆ เห็นไหมว่าการที่เรามีตู้เอกสารที่ดีนั้นจะช่วยให้เราบริหารเวลาได้เป็นอย่างดี

ซึ่งสาเหตุหนึ่งที่ทำให้การทำงานในองค์กรขาดประสิทธิภาพ พนักงานไม่สามารถใช้เวลาในการทำงานได้เต็มที่มากพอ อาจจะมาจากปัญหาเล็กๆน้อยๆอย่างการจัดเตรียมเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงานก็ได้ พนักงานหลายๆองค์กรจะต้องเสียเวลากับความวุ่นวายในการจัดเตรียมเอกสารในแต่ละวันจนเหลือเวลาในการทำงานน้อยลงมาก ยิ่งองค์กรที่ทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น แต่กลับไม่ได้จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบตั้งแต่ต้น เวลาเราต้องการเอกสารใดๆ เราก็อาจจะใช้เวลานานมากๆกว่าจะหาเจอ แตกต่างจากองค์กรที่วางแผนนำตู้เอกสารมาใช้และจัดเก็บเอกสารเอาไว้ให้ดีตั้งแต่ต้น จะไม่เสียเวลาและไม่ต้องวุ่นวายเรื่องเอกสารอีกต่อไป เพราะเก็บเอาไว้เป็นระเบียบพร้อมหยิบออกมาได้ทันทีที่ต้องการใช้

Leave a comment